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Das Projekt „Betriebliche Kompetenzentwicklung für Klein- und Jungunternehmen“ ist eine Kooperation zwischen Institut für Unternehmensgründung und Unternehmensentwicklung, Johannes Kepler Universität Linz und der WIFI-UNTERNEHMER-AKADEMIE, WKO Oberösterreich.
1. KURZBESCHREIBUNG
I. Zu welchen Zeitpunkten wird Bildungsbedarf erhoben?
Bildungsbedarf wird nicht nur vor dem Besuch von Weiterbildungsmaßnahmen analysiert. Wichtige Hinweise auf Bildungsbedarf erhält man auch während der Durchführung der Maßnahmen sowie danach im Zuge der Umsetzung des Gelernten am Arbeitsplatz.
a) Bedarfserhebung vor Besuch von Bildungsmaßnahmen
Diese dient als Grundlage für eine exakte Zielformulierung und Programmplanung bzw. die Auswahl externer Angebote sowie der Teilnehmervorbereitung.
Methoden:
b) Bedarfserhebung während der Durchführung einer Maßnahme
Egal, ob es sich um inner- oder überbetriebliches Seminare, Lernen am Arbeitsplatz oder Selbststudium handelt – es sollte laufend überprüft werden, inwieweit die angestrebte Lernziele erreicht werden bzw. welche weiteren offenen Fragen entstehen. Dies ist wesentlich für eine spätere erfolgreiche Umsetzung des Gelernten.
Methoden:
c) Bedarfserhebung während der Umsetzung des Gelernten am Arbeitsplatz
Wenn das Gelernte am Arbeitsplatz umgesetzt wird, entstehen meist wieder neue Fragen. Diese können zum Teil wieder Bildungsbedarfe sein. Oft werden dabei andere Probleme sichtbar, wie z.B. ablauforganisatorische Mängel, fehlende Ressourcen, (latente) Teamkonflikte, unklare Zuständigkeiten und Zielvorgaben usw.
Methoden:
Hinweis: Die Förderung des Lerntransfers stellt ebenso wie die Bedarfserhebung eine wichtige Aufgabe dar, um den Erfolg von Weiterbildungsmaßnahmen zu erhöhen. Siehe auch das PE-Instrument „Förderung des Lerntransfers in KMU“.
II. Methoden der Bildungsbedarfsermittlung für KMU
In PE-Abteilungen von Großbetrieben wurde eine wahre Fülle von Bedarfserhebungsmethodiken und –instrumenten entwickelt und veröffentlicht. Diese sind im Kontext eines Jungunternehmens oder Kleinbetriebes jedoch kaum praktikabel einsetzbar. Im Folgenden werden einige KMU-adäquate Methoden kurz dargestellt.
a) Beobachtung
Um nicht rein zufällig („anekdotisch“) Informationen zu sammeln und nur auf einzelne Kundenreklamationen, Schadensfälle oder Konflikte zu reagieren, ist es sinnvoll, sich zuerst zu überlegen, auf welche Punkte bewusst geachtet werden soll. Dies wird am besten im einer kurzen Liste von Beobachtungspunkten zusammengefasst.
Die Beobachtung erfolgt durch Unternehmensleitung oder Vorgesetzte; sie kann aber auch als Selbst-Beobachtung der MitarbeiterInnen durchgeführt werden. Die Beobachtungspunkte sollten mit MitarbeiterInnen gemeinsam festgelegt werden. Natürlich können Beobachtungseffekte in der Form auftreten, dass z.B. das zu beobachtende Verhalten dadurch bereits (un)bewusst geändert wird.
Ein Vorteil ist die Zeitökonomie in der Durchführung. Bereits eine einfache Auswertung („Stricherlliste“) kann ein wertvolles erstes Feedback darstellen.
b) Befragung (Interview)
Bereits durch eine einfache, unstrukturierte Befragung können sich andere Sichtweisen der von der Leitungsebene wahrgenommenen Probleme und Bildungsbedarfe oder auch praktikable Lösungsansätze ergeben. Die Aussagekraft wird erhöht, wenn Interviews teilstrukturiert, d.h. unter Verwendung von Leitfragen, durchgeführt werden. Diese können im Gespräch flexibel gehandhabt werden. Befragt werden können MitarbeiterInnen, aber z.B. auch wichtige Externe, wie z.B. Kunden, Lieferanten, Steuerberater.
c) Gesprächsrunden im Unternehmen
Bewährt hat sich gerade in Jungunternehmen und Kleinstunternehmen die Einführung einer regelmäßigen Gesprächsrunde. Diese findet sich in vielerlei, sehr unterschiedlich bezeichneten Formen: allmorgendliche kurze „Startrunden“, regelmäßige abgehaltene „Wochenbesprechungen“, „Stammtische“ in der Freizeit, „Qualitätszirkel“ usw. Diese sind natürlich nicht allein Weiterbildungsfragen gewidmet. Jedoch kann dieses Thema hier regelmäßig mit eingebracht werden.
d) Fragebögen
Der Einsatz von Fragebögen ist sinnvoll bei einer größeren Mitarbeiterzahl, wenn diese örtlich verstreut sind, wenn aus Zeitgründen keine Interviews geführt werden können, oder wenn Anonymität gewahrt bleiben soll.
Offene Fragen sind ergiebiger (wenn die Zielgruppe gewohnt ist, schriftliche Rückmeldungen zu geben!), aber schwerer und zeitaufwendiger
auszuwerten als „multiple-choice“ Fragen.
Vollstrukturierte Fragebögen (mit vorgegebenen „multiple-choice“-Antwortmöglichkeiten) sind schnell durchführbar und auswertbar. Schon einfache Auszählungen ergeben oft wichtige Erkenntnisse für weiterführende Diskussionen. Bei einer vertieften Auswertung z.B. mit Statistik-Programmen sowie wenn der Wunsch nach Repräsentativität der Ergebnisse besteht, ist aber Wissen über die Formulierung aussagekräftiger Fragen sowie über Auswertungsverfahren (z.B. Statistikprogramme) unabdingbare Voraussetzung.
e) Auswertung von Mitarbeitergesprächen/Beurteilungsgesprächen
Sind im Unternehmen regelmäßig durchgeführte Mitarbeitergespräche bzw. Leistungsbeurteilungen vorgesehen, kann in diesen auch auf (zukünftige) Aufgabengebiete der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und erforderliche Kompetenzen eingegangen werden. D.h. es werden Vereinbarungen über konkrete Kompetenzentwicklungsmaßnahmen z.B. im Laufe des nächsten Jahres, getroffen.
In der Praxis erfolgt auch oft eine Trennung von Leistungsbeurteilung (verbunden mit Gehaltsfragen) und Fördergesprächen, bei denen es gezielt nur um Kompetenzentwicklung und berufliche Ziele geht.
f) Moderierte Besprechung
Moderation von Gruppendiskussionen und Klausuren können sehr gut für die Erhebung von Bildungsbedarfen eingesetzt werden. VertreterInnen der jeweilig betroffenen Zielgruppen sollten mit eingebunden werden. Die Sitzungen finden z.B. in Form einer mehrstündigen Klausur statt. Sinnvoll ist allerdings, dass zumindest ein Teilnehmer über Moderationserfahrung i.w.S. verfügt.
Kombinationen dieser hier kurz skizzierten Instrumente erhöhen natürlich die Aussagekraft, wie z.B. Interviews oder Fragebogenerhebungen, deren Ergebnisse dann in einer Klausur weiter besprochen und vertieft werden.
III. Bestandteile einer umfassenden betrieblichen Bildungsbedarfsanalyse
Bei einer umfassenden Analyse wird zuerst eine Standortbestimmung durch die Unternehmensleitung vorgenommen. Diese kann durch die Analyse von Betriebsdaten (z.B. Zielvereinbarungen, Kennzahlen, Auswertung von Mängelstatistiken, Kundenreklamationen, Vorgaben aus dem Business-Plan) ergänzt werden. Als zweiter Schritt sind Gespräche mit Vorgesetzten und MitarbeiterInnen zur Erfassung der Qualifikationsanforderungen erforderlich. Daraus kann dann der Bildungsbedarf von Zielgruppen (z.B. Verkaufsteam, ProduktionsmitarbeiterInnen) bzw. auf einzelne MitarbeiterInnen bezogen abgeleitet werden.
Exemplarisch seien zu den einzelnen genannten Schritten im Folgenden Fragen angeführt:
1. Standortbestimmung durch die Unternehmensleitung
1.1. Fragen zum Unternehmen und dessen Entwicklung
Insgesamt geht es hier um folgende Fragen: Worin liegen die größten Stärken und Schwächen des Unternehmens? Wo liegen die größten Entwicklungschancen des Unternehmens?
Beispielhafte Fragen:
1.2. Fragen zu Unternehmenszielen und Planungsvorhaben
Beispielhafte Fragen:
1.3. Fragen zu Auswirkungen auf den Personalbereich
Beispielhafte Fragen:
2. Gespräche mit Vorgesetzten und MitarbeiterInnen
2.1. Qualifikationsanforderungen für Funktionsgruppen
Beispielhafte Fragen:
2.2. Qualifikationsanforderungen für bestimmte MitarbeiterInnen
Beispielhafte Fragen:
Aus diesen Fragen können in weiterer Folge Bildungsbedarfe von Zielgruppen bzw. Personen abgeleitet und dokumentiert werden.
Um erste Anzeichen und Indikatoren für einen Veränderungsbedarf im Unternehmen festzustellen (der u.U. auch Weiterbildungsbedarf beinhalten kann), können auch die im Anhang zusammengestellten Fragen durchgegangen werden.
>> Checkliste: Erste Indikatoren für einen Veränderungsbedarf im Unternehmen
Gerade wenn man vor der Entscheidung steht, kosten- und zeitintensive Weiterbildungsentscheidungen zu treffen, ist es oft auch sinnvoll, nochmals als Rück-Check sich zu vergewissern, ob es sich überhaupt um ein Problem handelt, das mittels Weiterbildung gelöst werden kann. Reflexionsfragen dazu sind im Anhang zusammengestellt.
>> Checkliste: Zeit für einen Rückcheck – Ist das Problem überhaupt ein Bildungsproblem?
Einige Beispiele von Bildungsbedarfserhebung bei oö. Kleinbetrieben:
„Am erfolgreichsten sind bei uns firmeninterne Trainings, die genau auf unsere Techniker abgestimmt sind. Wir halten sie regelmäßig ab. Unsere Techniker werden vorher aufgefordert, diverse Fragen, die bei der Arbeit auftreten, auf Zettel zu notieren. Diese übermitteln wir dann dem Trainer, sodass er sein Seminar genau darauf aufbauen kann.“ (Inhaber eines Elektrotechnik-Kleinbetriebes)
„Wir wollten von Unternehmensseite her eine Basis für zukünftige Personalentwicklungsmaßnahmen. Wir haben deshalb eine Mitarbeiterbefragung mittels Fragebogen durchgeführt. Dieser wurde von einem externen Berater zusammengestellt. Die Befragung war anonym. Der Berater hat sie ausgewertet, anschließend gab es einen Workshop von 1,5 Tagen mit den Führungskräften.“ (Geschäftsführer eines mittleren Industrieunternehmens)
„Alle MitarbeiterInnen dürfen bei uns jährlich an zwei Seminaren teilnehmen, die sie sich selbst aussuchen können, je nachdem, wo sie einen Bedarf sehen. Die Rahmenbedingungen stecken wir vorher in einem Mitarbeitergespräch ab.“ (mittleres Unternehmen der Weiterbildungsbranche)
„Wir erheben den Weiterbildungsbedarf im jährlichen Mitarbeitergespräch. Weiters wird der Bedarf in den einzelnen Bereichen vom zuständigen Bereichsleiter bekannt gegeben. Wir legen auch eine „Wunschliste für Weiterbildung“ auf, d.h. MitarbeiterInnen können sich für den Besuch von Seminaren anmelden. Dabei können sie aus einem breitgefächerten Angebot auswählen, das die Geschäftsführung vorher zusammengestellt hat.“ (Inhaber eines Mittelbetriebes im EDV-Bereich)
Bücher mit Darstellung von PE-Konzepten österreichischer Unternehmen:
7. AUTOR
Kontakt: Univ.-Prof. Dr. Norbert Kailer,
Institut für Unternehmensgründung und Unternehmensentwicklung, Johannes Kepler Universität
Standort: Freistädter Strasse 315/I, 4040 Linz
Internet: http://www.iug.jku.at/
Telefon-Nr.: 0732-2468-1721
Fax-Nr.: 0732-2468-1725
Norbert Kailer, Univ.-Prof. Dr.rer.soc.oec. 1980 – 1994 Produktmanager in der Führungskräfteweiterbildung, Betriebspädagoge, Berufsbildungsforscher, unternehmensinterne und –externe Trainingstätigkeit. 1994 - 2003 Professor für Personal und Qualifikation an der Ruhr- Universität Bochum, seit 2003 Vorstand des Institutes für Unternehmensgründung und Unternehmensentwicklung, Johannes Kepler Universität Linz. Dzt. Arbeitsschwerpunkte: Entrepreneurship, Entwicklung von Klein- und Mittelbetrieben, betriebliche Kompetenzentwicklung und -bilanzierung. Praxishandbücher und Studien zum Thema PE in KMU siehe http://www.iug.jku.at/